會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來瑯瑯上口，簡明扼要，亦有一些企業將之張貼會議室一偶，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實際工作中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業界。

會議管理必看(會務管理知識分享)

我朋友(you)的公司(si)，一(yi)家(jia)高新技術(shu)企業，也(ye)是天天開(kai)會。一(yi)天必須開(kai)三(san)次(ci)會，早上上班前一(yi)次(ci)，中午上班前一(yi)次(ci)，下(xia)午下(xia)班后一(yi)次(ci)。現在，倒閉(bi)了!

當(dang)然開會不是倒閉的(de)唯一(yi)原因，但(dan)后來(lai)據(ju)朋友分析，天天開會的(de)企業(ye)文化，容(rong)易造成人浮于(yu)事，員工(gong)執(zhi)行力不足。

為什么天(tian)天(tian)開會(hui)容易(yi)造(zao)成人浮(fu)于事(shi)，員工(gong)執行力不足呢?原因有三點：

第一，容易培養員工“當官”的心理。

職場(chang)有句不成文的(de)話(hua)“開(kai)(kai)會的(de)都(dou)是(shi)當(dang)領導(dao)的(de)”，為(wei)什么會有這樣的(de)話(hua)。不管是(shi)在官場(chang)還是(shi)職場(chang)，領導(dao)不是(shi)在開(kai)(kai)會，就是(shi)在開(kai)(kai)會的(de)路上。因(yin)為(wei)他(ta)(ta)們(men)需(xu)要解決問(wen)題，需(xu)要研究(jiu)方向，所以他(ta)(ta)們(men)需(xu)要不斷(duan)開(kai)(kai)會。但是(shi)，如果執行者(zhe)也(ye)天天開(kai)(kai)會，那么他(ta)(ta)們(men)也(ye)會有“當(dang)官”的(de)心理，從而(er)變成“指(zhi)揮(hui)者(zhe)”，而(er)不是(shi)“執行者(zhe)”。

第二，容易造成員工為了開會而開會。

一天兩次會(hui)(hui)議，有那(nei)么多問題(ti)(ti)要探討?有那(nei)么多事情要解決?所有不(bu)(bu)以(yi)解決問題(ti)(ti)為目的(de)的(de)開會(hui)(hui)都(dou)是耍流氓(mang)。很多公司利用(yong)開會(hui)(hui)來做激勵或者(zhe)了解員(yuan)工(gong)(gong)的(de)工(gong)(gong)作情況，我覺(jue)得效果有限，一方(fang)面(mian)(mian)，打雞(ji)血并不(bu)(bu)能夠提高員(yuan)工(gong)(gong)的(de)業績，另一方(fang)面(mian)(mian)，了解員(yuan)工(gong)(gong)的(de)工(gong)(gong)作情況其實并沒有什么用(yong)，領導完(wan)全可以(yi)在不(bu)(bu)占用(yong)員(yuan)工(gong)(gong)工(gong)(gong)作時間的(de)情況下(xia)來進行了解，而沒必要專門開會(hui)(hui)。

第三，占用員工大量執行的時間。

員工(gong)(gong)(gong)執行不(bu)行，就(jiu)沒有好的(de)結果。在工(gong)(gong)(gong)作中(zhong)，工(gong)(gong)(gong)作靠結果。公(gong)司(si)(si)就(jiu)是(shi)靠員工(gong)(gong)(gong)的(de)結果來(lai)生(sheng)存(cun)的(de)。如(ru)果所有人，一個月下來(lai)都沒有賣(mai)出(chu)公(gong)司(si)(si)的(de)產(chan)品，那公(gong)司(si)(si)恐怕就(jiu)生(sheng)存(cun)不(bu)下去了。而你，就(jiu)是(shi)靠給公(gong)司(si)(si)的(de)結果，獲得(de)你應有的(de)回報。

當開會占去員(yuan)工(gong)大量執(zhi)行的時間，員(yuan)工(gong)就很難有結果。

所以，頻(pin)繁開會(hui)，效果并不好。

作家杰(jie)弗里(li).基廷曾說過：“創業公司里(li)，注意力(li)是一種稀缺資源。所以(yi)，不(bu)如用(yong)開(kai)會(hui)的(de)時(shi)(shi)間(jian)(jian)去做點別(bie)(bie)的(de)事(shi)情。”員(yuan)工參加的(de)會(hui)議(yi)越多，時(shi)(shi)間(jian)(jian)越久(jiu)，成(cheng)本(ben)就越大，能不(bu)開(kai)的(de)會(hui)就別(bie)(bie)開(kai)，能開(kai)短會(hui)就別(bie)(bie)開(kai)長會(hui)，這樣員(yuan)工才能把更多的(de)精力(li)用(yong)于認真工作。

但是(shi)(shi)，很多公司常年(nian)不開一次會議(yi)，這也是(shi)(shi)存在問題的(de)。那該如(ru)何做，才能讓會議(yi)效用發揮到最大(da)呢?要遵循以下6大(da)原則：

原則一：要按對象分

召開(kai)會(hui)議(yi)的(de)次數(shu)(shu)，總體來說要少(shao)而精，但也(ye)不(bu)能一刀切。具體召開(kai)會(hui)議(yi)的(de)次數(shu)(shu)，要根(gen)據(ju)不(bu)同的(de)情況、不(bu)同的(de)崗位(wei)、不(bu)同的(de)層級(ji)來定(ding)。

1.不同的情況。

有些工(gong)作(zuo)(zuo)問題(ti)比(bi)較(jiao)(jiao)多，需(xu)要溝通比(bi)較(jiao)(jiao)多，那就需(xu)要多開會。比(bi)如，項目(mu)型的工(gong)作(zuo)(zuo)，既要對內(nei)溝通，又要對外溝通，且問題(ti)很容易出(chu)現，銜接性比(bi)較(jiao)(jiao)強，涉(she)及的部門也比(bi)較(jiao)(jiao)多，這種情況，必須開會才能解決問題(ti)。

另外員工(gong)的工(gong)作需要(yao)(yao)延續性(xing)的，盡量(liang)少(shao)開(kai)會。如研發崗位，他們可(ke)能需要(yao)(yao)長(chang)時(shi)間(jian)去(qu)(qu)思考，如果你早上開(kai)一個會，然后隔兩個小時(shi)又叫他們去(qu)(qu)開(kai)會，你是在(zai)扼殺他們的研發生命。

2.不同崗位。

一(yi)般來說，職能型崗(gang)位開(kai)會次數不(bu)要太多，如(ru)(ru)人(ren)力資源(yuan)崗(gang)位，可(ke)以每(mei)周開(kai)一(yi)次。像(xiang)一(yi)些銷(xiao)售崗(gang)位、操作崗(gang)位、易(yi)出(chu)錯(cuo)的(de)崗(gang)位，則應加大開(kai)會的(de)頻率，可(ke)以每(mei)天(tian)開(kai)一(yi)次。如(ru)(ru)一(yi)些普工(gong)、品質工(gong)、服務員等(deng)一(yi)些一(yi)出(chu)錯(cuo)就容易(yi)出(chu)問題的(de)崗(gang)位。如(ru)(ru)果你管理一(yi)家餐廳，那你每(mei)天(tian)不(bu)開(kai)會是(shi)很(hen)不(bu)正常(chang)的(de)，你很(hen)難控制員工(gong)的(de)工(gong)作質量。

3.不同層級。

總(zong)的來(lai)說(shuo)，管理層(ceng)崗(gang)位(wei)要(yao)多(duo)開會(hui)，而執(zhi)行層(ceng)崗(gang)位(wei)要(yao)少開會(hui)。層(ceng)級越(yue)(yue)高，開會(hui)次數要(yao)越(yue)(yue)多(duo)。因為開會(hui)是一種溝通，而中高層(ceng)平時(shi)就是要(yao)多(duo)溝通，才(cai)能讓公司(si)發展得(de)越(yue)(yue)來(lai)越(yue)(yue)好!

原則二：要短而高效

有句話這樣說：開會就(jiu)像女孩(hai)子(zi)的裙子(zi)，越短(duan)越好!

總之，別(bie)把時間耗費(fei)在(zai)那些無(wu)謂的(de)開(kai)會上，能用一(yi)句話(hua)說(shuo)完的(de)，就別(bie)用兩句話(hua)。

所以，公司的(de)(de)會議時間(jian)的(de)(de)設置，盡量往時間(jian)短里(li)設置。

很多人通知開(kai)會時(shi)間，基本上(shang)都(dou)是9點開(kai)始，然后(hou)后(hou)面沒有結束時(shi)間，我就(jiu)知道，這次會議肯定是長而(er)臭了。浪費大家(jia)的時(shi)間。

如何做到高(gao)效呢(ni)?最重要的(de)(de)是，要有(you)議題(ti)。開會要有(you)一個目的(de)(de)，目的(de)(de)就是要解決(jue)(jue)什么(me)問題(ti)。然后圍(wei)繞要解決(jue)(jue)的(de)(de)問題(ti)談(tan)建議、談(tan)看(kan)法、談(tan)解決(jue)(jue)方(fang)法，其他的(de)(de)廢話少說。

原則三：要有拍板人在

沒(mei)(mei)有拍板(ban)人(ren)(ren)人(ren)(ren)的會(hui)議(yi)不要開(kai)。因(yin)為(wei)沒(mei)(mei)有拍板(ban)人(ren)(ren)的會(hui)議(yi)，很(hen)可(ke)能是(shi)無效(xiao)的。比(bi)如，公司的產品出了品質問題，然后(hou)(hou)你要組織(zhi)各部門負(fu)(fu)責人(ren)(ren)開(kai)會(hui)，結果老板(ban)不在(zai)，開(kai)會(hui)的都是(shi)平(ping)級的部門負(fu)(fu)責人(ren)(ren)，那這個(ge)會(hui)議(yi)基本是(shi)無效(xiao)的，因(yin)為(wei)大家(jia)都只會(hui)推脫責任，相信開(kai)一個(ge)下午，該解(jie)決的問題沒(mei)(mei)有解(jie)決，散會(hui)后(hou)(hou)，該有的解(jie)決方案沒(mei)(mei)有。

所以(yi)，你們老板經常叫你組(zu)織(zhi)會議，其(qi)實(shi)有(you)很大可(ke)能是無效的會議。

原則四：不要期望靠會議來解決問題

在很(hen)多人的(de)觀念里，出問(wen)題(ti)，開(kai)會(hui)!要溝通，開(kai)會(hui)!要布置任務，開(kai)會(hui)!

明(ming)(ming)明(ming)(ming)一兩句話就能解決的問題，非(fei)要(yao)開會!

明明走到員工身邊就能(neng)交代(dai)的事情(qing)，非(fei)要開會!

其實優秀的管理者不要期望通過會議來解決問題!

開會(hui)永(yong)遠是最后的選擇!優秀的管理(li)者要學會(hui)把帶有規律性的問(wen)(wen)題(ti)找(zhao)出來，設計(ji)一(yi)套規則(ze)與政(zheng)策來解決(jue)(jue)反復發生的問(wen)(wen)題(ti)。有了規則(ze)與政(zheng)策，未(wei)來就靠這些(xie)規則(ze)與政(zheng)策來解決(jue)(jue)大多數(shu)問(wen)(wen)題(ti)。反過來說，如(ru)果(guo)一(yi)家公司需要天天開會(hui)去(qu)解決(jue)(jue)問(wen)(wen)題(ti)，那說明這家公司的管理(li)者天天都在“救(jiu)火”。

這(zhe)種“救火(huo)”的(de)會議，開(kai)得(de)(de)越多，公司失敗得(de)(de)越快!

原則五：要有跟蹤

有些(xie)會(hui)議非開不(bu)可，那開了就(jiu)要有結(jie)果，有結(jie)果就(jiu)一定要跟蹤。沒有跟蹤的會(hui)議，又白開了!

所(suo)以，開會(hui)的時候，要(yao)有(you)(you)(you)會(hui)議紀(ji)要(yao)，會(hui)后，要(yao)發給相關參會(hui)人(ren)員(yuan)，同時，對在會(hui)上要(yao)求完成的事項，要(yao)有(you)(you)(you)責任人(ren)，要(yao)有(you)(you)(you)完成時間，到時間后，要(yao)有(you)(you)(you)驗收和通報等。

原則六：要有時間觀念

會議(yi)時間的安排，要么(me)在上班前(qian)，要么(me)下班后(hou)，不(bu)要安排在中間。

比如，你(ni)們公司上班時(shi)間是8:30-12:00,13:30-17:30，那你(ni)的會議安排(pai)時(shi)間可以選擇(ze)在8:40-9:40;11:00-12:00;13:40-14:40,16:30-17:30.

開會前(qian)，要預估好結束(shu)的時(shi)間(jian)，盡量在規定(ding)的時(shi)間(jian)內結束(shu)，以免耽誤大(da)家的工作。

以上六(liu)個原則，希望對(dui)你(ni)有幫(bang)助。

其(qi)實，一(yi)家公司的(de)開(kai)會文化，是由老板(ban)決定的(de)。也許老板(ban)有自己(ji)的(de)看(kan)(kan)法，但你作為hrm，可(ke)以參照以上(shang)原則，試著(zhu)去(qu)跟老板(ban)溝通，看(kan)(kan)看(kan)(kan)能否(fou)說(shuo)服老板(ban)。

會議步驟

1、清楚地述會議的目標。

2、準備與(yu)分配會議議程與(yu)主題。

3、確定與會(hui)者名(ming)單(尤其是團隊以外的(de)成員)。

4、通知并再次提醒與會(hui)者，使其明(ming)曉會(hui)議(yi)的目的、時間(jian)、地點。

5、準備會議使用的場(chang)所以(yi)及(ji)必備的器材與(yu)文具。

6、建立(li)或確認開會(hui)(hui)時(shi)共識或守則。例(li)如：會(hui)(hui)議準(zhun)(zhun)(zhun)時(shi)開始，不準(zhun)(zhun)(zhun)任何人(ren)遲到(dao)，別人(ren)在(zai)說話時(shi)不能打(da)忿(fen)以及與會(hui)(hui)前(qian)需作準(zhun)(zhun)(zhun)備等。

7、確實(shi)使議(yi)(yi)題(ti)都被處理，處理的方式是作(zuo)成(cheng)決(jue)議(yi)(yi)，延到下次再議(yi)(yi)或取消該議(yi)(yi)題(ti)。

8、記錄(lu)重(zhong)要的(de)觀點或決定，成員所被分派的(de)任(ren)務(wu)。

9、記(ji)錄非(fei)議程中所列項目(mu)以便(bian)下次討論。

10、記(ji)錄會議(yi)使用的(de)(de)時間、討論的(de)(de)主題、完成(cheng)的(de)(de)項(xiang)目、作成(cheng)的(de)(de)決定、與會者的(de)(de)姓(xing)名。

會(hui)(hui)議(yi)的主(zhu)要目的就(jiu)是(shi)解(jie)決(jue)問題(ti)，但由于開會(hui)(hui)技(ji)巧不佳(jia)或(huo)過(guo)于頻繁(fan)，不但無益于解(jie)決(jue)問題(ti)，反而使(shi)問題(ti)愈趨(qu)復雜。頻繁(fan)的會(hui)(hui)議(yi)與主(zhu)管(guan)層的隨(sui)意決(jue)策，常常是(shi)員(yuan)工(gong)的夢魘;員(yuan)工(gong)花太多時間在無效率(lv)的會(hui)(hui)議(yi)上，不僅(jin)浪費公(gong)司成本，也造成工(gong)作效率(lv)低下。如何能在會(hui)(hui)議(yi)中高效率(lv)且(qie)有效果地(di)解(jie)決(jue)問題(ti)，是(shi)“高效會(hui)(hui)議(yi)管(guan)理(li)技(ji)巧”的中心議(yi)題(ti)。