眾所周知，任何一家企業從小到大，經歷過無數與人才的分分合合，而任何一個強大的企業，勢必在內部有一個強大的人才庫在支撐，特別是作為中小企業，基于戰略和文化的企業管理要求我們的老板們能夠有這樣的思維和能力，真正認識到，在任何一個企業賴以生存發展的自然資源、資本資源、人力資源、技術資源、信息資源和管理資源六大資源中，人才應該是企業的第一資源。

無論做什么事情，都應未雨綢繆，方可有備無患，反之，則會束手無策。現在無論是外企，還是國企、民企，都意識到人才庫的重要性，也都或多或少的在做這方面的努力。如企業擁有高效完備的人才庫，當崗位出現空缺時，就能夠迅速從人才庫中找到合適的人才，提高招聘效率。但真正做的好的卻并不多。那么企業如何系統有效的建立人才庫，用好人才庫呢?

一、 企業應如何建立人才庫

<1>確定人才儲備類型

在確定人(ren)才儲備(bei)類型(xing)前，要對企業需要的人(ren)才進行預測(ce)，預測(ce)可從兩方面著手：

1、根據企(qi)業(ye)戰(zhan)略發展規劃，預測人員需求(qiu)狀況：

2、分(fen)析企(qi)業(ye)以往的離職規律(lv)(包括離職時間規律(lv)、離職原因類型(xing)規律(lv)等(deng))，對企(qi)業(ye)未來人員流(liu)動做出預測(ce)。

3、做好人才(cai)預測后，便可以確定目標(biao)崗位。一般來說(shuo)，企業目標(biao)崗位包括(kuo)：

①企業關鍵崗位：如企業高管、研發、設計人員等，企業關鍵人員處在必不可少(shao)的位(wei)置，要相對保持穩(wen)定。

②人員流動量大的崗位：如電話營銷、車間員工等，這(zhe)些崗位(wei)本身容易造成(cheng)職業(ye)疲勞，因此流動量大。

③不可替代性大的崗位：如品牌管理、機器(qi)維修人(ren)員等，這(zhe)些崗位對知識、技(ji)能、經驗要求比較高，人(ren)員一旦流(liu)失(shi)，難以很快(kuai)找到合適的(de)人(ren)員替代。

4、識別目標崗位，HR應充分與企業管理層溝通，認真分析《崗位工作標準》，確定人才儲備類型。一般來說，企業人才儲備類型包括：

①接班人：根據公司戰略，不斷(duan)培養后(hou)備管理干(gan)部和(he)技(ji)術(shu)骨干(gan)，建立人才梯隊。

②可替代人員：對(dui)于(yu)人(ren)(ren)員(yuan)流動較頻繁的崗位，可(ke)在業務相近的敢為選擇部(bu)分(fen)員(yuan)工進行培養，以(yi)避免人(ren)(ren)員(yuan)離職造(zao)成崗位真空(kong)。

③儲備人員：為(wei)實現企業業務迅速(su)擴(kuo)張、員(yuan)工突然離(li)職不能(neng)及時補(bu)充(chong)，具備一(yi)定(ding)規模(mo)的企業可以在(zai)人(ren)員(yuan)定(ding)編外，在(zai)某些崗位安排少量富余員(yuan)工，輔助正(zheng)式編制人(ren)員(yuan)業務。

<2>確定入庫類型

一(yi)般來說(shuo)，入庫類(lei)型包(bao)括：

1、面試優(you)秀但因某些(xie)原因未錄用的人員;

2、錄用未(wei)報到的人員(yuan);

3、預約但因(yin)某些原因(yin)未面(mian)試(shi)的或未參(can)加面(mian)試(shi)的(匹配度較(jiao)高(gao)的);

4、離職的優秀員工(gong);

5、同行業儲備。

<3>錄入信息，建立人才庫

入庫人員信息包括：

人員編號、姓名(ming)、出生年月、性別、畢業學(xue)校，家(jia)庭住址，學(xue)歷、專業、開始工(gong)作(zuo)時間、面試時間、面試官、未達成意向原因(yin)、聯系電話、微信、QQ等(deng)；目前工(gong)作(zuo)崗(gang)位、地(di)點、最新跟蹤(zong)日期、目前求職意向、簡歷鏈接(jie)等(deng)。

一般來(lai)說，建立一個Excel表格(ge)管(guan)理即(ji)可，有的企業則采用(yong)ERP系統進行管(guan)理。

<4>定期更新維護人才庫

人才庫的定(ding)期維護要做好以(yi)下工作：

1、給入庫人才發送入庫通知郵件；

2、給重要(yao)人(ren)才在重大節日發送節日祝福郵件；

3、定期(qi)(qi)跟(gen)蹤了解工作近況、近期(qi)(qi)求職意向、最(zui)新(xin)聯(lian)系方式等(deng)；

4、對(dui)于資料(liao)不準確、無法(fa)聯系等人(ren)(ren)員(yuan)可淘汰，也可將入庫(ku)人(ren)(ren)員(yuan)推(tui)薦給別的企業進行(xing)人(ren)(ren)才交換。

二、人才庫的運用

在人才庫的問題上，最首要的一點是使用系統來維持這些數據。無論是用CRM管理也好，還是用各種HR的體系去管理也好，第一點就是要用系統來管理。在公司，我們用自己的招聘系統來管(guan)(guan)理數據(ju)。在(zai)這(zhe)個過程中我(wo)(wo)聽到(dao)了(le)很多員工(gong)的(de)(de)(de)反饋，他們說(shuo)建(jian)立人(ren)才(cai)(cai)庫系統只(zhi)要能滿(man)足一(yi)(yi)些基本功能的(de)(de)(de)需求(qiu)就(jiu)行，比如關(guan)鍵詞檢(jian)索(suo)、分(fen)類檢(jian)索(suo)(按職位、工(gong)作年限等)。我(wo)(wo)也曾(ceng)向(xiang)我(wo)(wo)的(de)(de)(de)團隊說(shuo)過，過去(qu)(qu)(qu)你可能只(zhi)是招聘(pin)十幾個、二十幾個職位，在(zai)一(yi)(yi)段時間內(nei)你能夠憑記憶力去(qu)(qu)(qu)記住這(zhe)些你面試(shi)過的(de)(de)(de)候選人(ren)，但現在(zai)我(wo)(wo)們的(de)(de)(de)招聘(pin)工(gong)作會分(fen)布(bu)在(zai)五(wu)大區域中，一(yi)(yi)年大概要招四、五(wu)百個人(ren)，這(zhe)樣的(de)(de)(de)招聘(pin)量(liang)是無法單憑人(ren)的(de)(de)(de)記憶去(qu)(qu)(qu)管(guan)(guan)理的(de)(de)(de)。所以說(shuo)建(jian)立人(ren)才(cai)(cai)庫必須要有一(yi)(yi)個數據(ju)庫去(qu)(qu)(qu)管(guan)(guan)理這(zhe)樣一(yi)(yi)個系統才(cai)(cai)能保證它的(de)(de)(de)有效性。

1、收集和整理離職員工的人才信息存入人才庫

剛才談到過(guo)，你籌(chou)劃的(de)(de)(de)所有(you)(you)資源是(shi)(shi)一方面(mian)(mian)，你面(mian)(mian)試的(de)(de)(de)候(hou)選人(ren)是(shi)(shi)一方面(mian)(mian)，包括離職(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)員工(gong)也是(shi)(shi)一方面(mian)(mian)。當(dang)我(wo)們有(you)(you)職(zhi)(zhi)位空(kong)缺(que)出(chu)現，甚(shen)至(zhi)需要與一些已經離職(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)員工(gong)聯系(xi)，詢(xun)問他們是(shi)(shi)否有(you)(you)再(zai)回到公司的(de)(de)(de)意愿。我(wo)們注(zhu)意到，公司的(de)(de)(de)離職(zhi)(zhi)再(zai)雇(gu)傭的(de)(de)(de)案(an)例大概占(zhan)到了10%，當(dang)然(ran)每個(ge)企(qi)業的(de)(de)(de)文化不一樣(yang)，有(you)(you)的(de)(de)(de)企(qi)業堅決不用再(zai)雇(gu)傭的(de)(de)(de)這種(zhong)資源，但在(zai)公司我(wo)們是(shi)(shi)歡迎離職(zhi)(zhi)員工(gong)再(zai)回來的(de)(de)(de)。所以如(ru)(ru)果有(you)(you)了這樣(yang)的(de)(de)(de)數(shu)據庫，HR就能在(zai)第一時間做(zuo)出(chu)向業務主(zhu)管(guan)給出(chu)候(hou)選人(ren)方面(mian)(mian)的(de)(de)(de)反饋，并將職(zhi)(zhi)位空(kong)缺(que)的(de)(de)(de)填(tian)補時間縮(suo)短到合理的(de)(de)(de)范(fan)圍;反之(zhi)，如(ru)(ru)果沒有(you)(you)數(shu)據庫，守株待兔(tu)將會拉(la)長招(zhao)聘的(de)(de)(de)時間。

2、保存面試過的候選人信息及面試記錄

但凡面試(shi)過(guo)的(de)(de)候(hou)選人(ren)都一(yi)定要(yao)有面試(shi)記錄，并且要(yao)保存所有的(de)(de)面試(shi)記錄。我們(men)要(yao)把這(zhe)些記錄放到企業自己的(de)(de)人(ren)才(cai)庫中去，如此(ci)一(yi)來，整個公司就能擁(yong)有共(gong)享的(de)(de)資(zi)料庫。我在這(zhe)個區域(yu)(yu)面試(shi)過(guo)的(de)(de)人(ren)，可(ke)以分(fen)享給其(qi)他(ta)區域(yu)(yu)的(de)(de)HR，某(mou)些人(ren)可(ke)能不適(shi)合我這(zhe)里的(de)(de)職(zhi)位，卻適(shi)合其(qi)他(ta)地方的(de)(de)職(zhi)位。面試(shi)記錄的(de)(de)保存將在日后的(de)(de)工作中大大節省時(shi)間成本和人(ren)力成本，提高工作效率(lv)。

3、建立人才庫后要積極進行管理和使用

如果建(jian)立(li)了人(ren)(ren)(ren)才(cai)庫卻(que)沒有人(ren)(ren)(ren)使用，那就等于是無用功(gong)，因(yin)此我(wo)們要(yao)建(jian)立(li)一(yi)套相應(ying)的(de)(de)規程(cheng)(cheng)。比如說在(zai)review時(shi)你(ni)首先(xian)要(yao)到人(ren)(ren)(ren)才(cai)庫里去找有沒有合(he)適的(de)(de)候選(xuan)人(ren)(ren)(ren)，把這樣(yang)的(de)(de)流(liu)程(cheng)(cheng)納入(ru)到日常(chang)的(de)(de)管理(li)工作中，人(ren)(ren)(ren)才(cai)庫才(cai)能真正實現它(ta)的(de)(de)價值，并獲得大家的(de)(de)認(ren)可。

4、積極調動內部人才資源

不要遺(yi)忘內(nei)部候選(xuan)人，充分(fen)調(diao)動內(nei)部資(zi)源。這(zhe)一點(dian)是我之前反(fan)復強調(diao)的，內(nei)部候選(xuan)人是非(fei)常(chang)重要的來源，與內(nei)部候選(xuan)人的良好互動能實現企業(ye)內(nei)部的流轉，對于人力資(zi)源戰略大有(you)裨益。如何去調(diao)動這(zhe)方面的資(zi)源，是很(hen)重要的課題。

5、利用任何可能的方式擴展人才庫資源

我一直(zhi)很(hen)欣賞一種(zhong)做法，當你(ni)在面(mian)試后(hou)，如果(guo)這位面(mian)試者并不合適，你(ni)主動向(xiang)他征(zheng)求是否有其他不錯的人(ren)選推薦。這種(zhong)辦法很(hen)容易實現(xian)，如果(guo)我們把它變(bian)為(wei)一種(zhong)日常必須的工作，那也會在很(hen)大程度上增進人(ren)才庫(ku)的來(lai)源。

6、發動企業內部和外部人員來推薦人才資源

我(wo)之前提到過，HR的(de)招聘工(gong)作(zuo)不(bu)(bu)是(shi)一個(ge)人(ren)的(de)戰斗。我(wo)們(men)需要(yao)更多(duo)地(di)讓全體(ti)員工(gong)參與其中，甚至是(shi)一些外部機構的(de)人(ren)員也參與進來(lai)(lai)(lai)。在某理(li)(li)(li)工(gong)大學(xue)的(de)合(he)(he)作(zuo)項(xiang)目中，我(wo)就(jiu)深(shen)刻地(di)體(ti)會到，大學(xue)校園(yuan)中的(de)教授資源(yuan)是(shi)非常(chang)值得關注的(de)。因為這些理(li)(li)(li)工(gong)大學(xue)的(de)校長、專業(ye)導師包括那些專業(ye)的(de)老師，他們(men)不(bu)(bu)止在做(zuo)教學(xue)，還(huan)有(you)不(bu)(bu)少的(de)校企合(he)(he)作(zuo)。公司(si)最近也在和XX理(li)(li)(li)工(gong)大學(xue)合(he)(he)作(zuo)，XX理(li)(li)(li)工(gong)大學(xue)和三(san)大汽輪機的(de)主機廠都(dou)有(you)合(he)(he)作(zuo)，他們(men)就(jiu)能掌握不(bu)(bu)少相關的(de)人(ren)才資源(yuan)，如果(guo)把這些資源(yuan)都(dou)有(you)效利用(yong)起來(lai)(lai)(lai)，就(jiu)能成為不(bu)(bu)錯的(de)候選人(ren)來(lai)(lai)(lai)源(yuan)。

這些都是建立人才庫(ku)(ku)的(de)(de)主要(yao)渠道，完成(cheng)前期工作的(de)(de)籌劃后(hou)再建體系(xi)。用CRM或(huo)者其他的(de)(de)體系(xi)，哪怕只(zhi)(zhi)是公司(si)內部最(zui)簡單的(de)(de)excel數據庫(ku)(ku)，無(wu)論它剛開始有多么簡陋，只(zhi)(zhi)要(yao)把(ba)它建起(qi)來(lai)、用起(qi)來(lai)，最(zui)終能實現人才庫(ku)(ku)構建的(de)(de)目(mu)的(de)(de)，對(dui)企業(ye)招聘起(qi)到幫助，那就(jiu)是可行(xing)的(de)(de)。

當然(ran)，很(hen)多人也會問(wen)：建立人才數(shu)據(ju)庫這樣一(yi)(yi)項龐大(da)(da)的(de)(de)工程(cheng)，要如何去著(zhu)手?我覺得首先要找到招(zhao)聘需求最大(da)(da)的(de)(de)幾個(ge)部門或方(fang)向，有(you)了“主(zhu)攻點”就能把主(zhu)要的(de)(de)精(jing)力(li)投放在上面(mian)。因為一(yi)(yi)個(ge)人不(bu)可能在每一(yi)(yi)個(ge)細節上都有(you)百分之百的(de)(de)精(jing)力(li)投入，如果將80%的(de)(de)精(jing)力(li)都放在解決(jue)決(jue)定(ding)性的(de)(de)問(wen)題上，那(nei)無疑就是邁向成功的(de)(de)第一(yi)(yi)步(bu)。

總之，建立并有效維護企業人才庫，既能為企業戰略發展提前做好人才儲備，也能緩解企業員工高流動帶來的被動局面，使企業的主要業務得以順暢的延續。一個企業的招聘工作能否做到位，關鍵在于企業人才庫建設，企業人才庫是企業的“人力資源池”，值得企業及HR重視。推薦使用人力資源管理系統。