如今很多企業逐漸意識到企業人力資源管理的重要性，開始著手應用人力資源管理系統來解決企業人力資源管理問題。同樣，Excel作為電子表格數據記錄的最佳工具也被很多小企業用于企業人事管理，也能夠滿足平時的員工信息記錄、績效數據、工資管理等需求。但是在企業實際做人力資源管理的過程中，絕大多數企業選擇使用人力資源管理系統而不采用Excel軟件來進行人事管理，除了因為人力資源管理系統在專(zhuan)業性(xing)上遠(yuan)超Excel外，在功能(neng)和便捷(jie)性(xing)上也符合企(qi)業HR的(de)需求。

那么為什么EXCEL不能取(qu)代專業的人力資(zi)源管理系(xi)統(tong)呢？我(wo)們(men)分析(xi)了Excel電子表格和人力資(zi)源管理系(xi)統(tong)的以下本質區別和一些優缺點。

一、數據存儲和安全

1.人力資源系統比Excel更(geng)適合數據存儲(chu)，便于(yu)企業(ye)內(nei)部的(de)長期數據管理，從(cong)而根(gen)據后期的(de)歷(li)史(shi)數據分析企業(ye)內(nei)部情(qing)況，為領導決策(ce)提供有力的(de)依據。

2.人力資源系統的安全性遠遠高于電子表格(ge)。人(ren)力資源(yuan)管理(li)系統具有專業的數(shu)據(ju)管理(li)和備份機制，可有效防止Excel易受病毒攻擊，造(zao)成Excel文(wen)件損壞(huai)，或因操作人(ren)員誤操作造(zao)成數(shu)據(ju)丟(diu)失。

3.人力資源系統也可以通(tong)過權限(xian)管理(li)來控(kong)制數據(ju)(ju)，這樣只有(you)相(xiang)應(ying)的人員才能看(kan)到相(xiang)應(ying)的信息，太多(duo)的企(qi)業秘密不(bu)會暴露給(gei)太多(duo)的人員。但是(shi)，人力資(zi)源管理(li)系統并(bing)不(bu)是(shi)簡單的依靠密碼來保護我們的數據(ju)(ju)安(an)全，而(er)是(shi)記錄(lu)每(mei)個操作過系統的人的信息，并(bing)保存相(xiang)關操作，以便(bian)發現(xian)異常情況(kuang)后進行恢復工作。

二、數據信息集成便于獲取

就具體(ti)應(ying)用而言，用Excel分析(xi)小批(pi)量(liang)數(shu)(shu)據(ju)(ju)非常(chang)困難。內置功能幾乎可(ke)以(yi)滿(man)足(zu)現實中(zhong)90%以(yi)上的(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)分析(xi)需求。此(ci)外，它的(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)報(bao)(bao)告功能是靈活(huo)的(de)，它是足(zu)夠簡單的(de)。即使從數(shu)(shu)據(ju)(ju)的(de)角(jiao)度來看(kan)，也可(ke)以(yi)很容易(yi)地為中(zhong)學生總結出一份(fen)小報(bao)(bao)告。這是電子表格的(de)最大優勢。

但是(shi)，如果(guo)在(zai)企業中使用(yong)Excel進行長期的(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)存儲和海量數(shu)(shu)據(ju)(ju)分析，將會(hui)給(gei)企業帶來(lai)災難(nan)性的(de)(de)后果(guo)，因為(wei)Excel只能作為(wei)桌面(mian)數(shu)(shu)據(ju)(ju)庫(ku)使用(yong)，任何查(cha)詢(xun)都會(hui)導致所有(you)數(shu)(shu)據(ju)(ju)的(de)(de)重新計(ji)算，這不(bu)僅會(hui)使計(ji)算機疲(pi)憊不(bu)堪(kan)，還(huan)會(hui)占用(yong)大(da)量的(de)(de)CPU，并對內存造(zao)成沉重的(de)(de)負擔。

此外，員工的個人信息涉及到很多方面，包括學歷、出生日期、工資、考勤數據、五險一金信息、合同簽訂信息等。它可能存儲在多個文檔中，可能是excel、word，甚至只是出現在員工注冊的紙質表單上。一般來說，定期組織人事信息并不容易，更不用說更新了，因為它太多了。這樣，就不能保證人員信息的準確性。想象一下，如果領導需要一份人事報告，該報告中的數據涉及多個文檔的內容，這是一項復雜且勞動密集型的工作。如果企業使用人力資源管理系統，人事報告的生成或導出是幾分鐘的事情，甚至是一個關鍵。因此，人事管理系統是一個智能化和集成化的信息源。企業越重視人力資源管理，就越能認識到人事管理系統作(zuo)為(wei)信息(xi)來源的(de)(de)(de)優勢(shi)，這對企業(ye)的(de)(de)(de)人力(li)決策有(you)很大的(de)(de)(de)幫助。它能把企業(ye)的(de)(de)(de)發(fa)展帶到一(yi)個新(xin)的(de)(de)(de)水平。

三、數據處理量和數據存儲容量

1.我們使用的(de)電(dian)子表格可以很(hen)(hen)好地處理一(yi)(yi)些數據(ju)(ju)量(liang)很(hen)(hen)小的(de)文件，但是當數據(ju)(ju)量(liang)達到10，000時，電(dian)子表格的(de)處理速度(du)和(he)效率(lv)會(hui)慢(man)慢(man)感(gan)到非常(chang)困難，這(zhe)也是對計算機(ji)性能的(de)一(yi)(yi)大考驗。如果我們在Excel中應用大量(liang)的(de)公式和(he)宏，速度(du)和(he)穩定性會(hui)大大降(jiang)低；

2.對于一些長(chang)期(qi)使用(yong)電子(zi)表格的(de)企(qi)業來說(shuo)，由于數(shu)(shu)據(ju)長(chang)期(qi)存放(fang)在不同的(de)電子(zi)表格文(wen)件中，往(wang)往(wang)需要使用(yong)表格關(guan)聯等(deng)功能(neng)(neng)來獲取(qu)所需的(de)統計(ji)數(shu)(shu)據(ju)，這(zhe)也是對計(ji)算機性(xing)能(neng)(neng)和操作人員(yuan)技術(shu)水平(ping)的(de)測試；

3.因為單個(ge)(ge)的(de)Excel不能存儲太多的(de)數據，否則很容(rong)易導致(zhi)文(wen)(wen)件崩潰(kui)或者打開速度慢，所以我們(men)只能將這些數據存儲在不同的(de)文(wen)(wen)件中。但(dan)是，如果我們(men)很久以前突然(ran)想查詢，當我們(men)想再次(ci)搜(sou)索這個(ge)(ge)文(wen)(wen)件的(de)時候，我們(men)不可避免(mian)的(de)會在上面花費(fei)大量(liang)的(de)時間(jian)，并且(qie)存在嚴(yan)重(zhong)的(de)安全隱患，這將會影(ying)響到(dao)企業的(de)工作(zuo)和收入(ru)。

4.使用人力(li)資源(yuan)管理系統后，可(ke)以處理的(de)數據量將(jiang)大大提高。只要有足夠的(de)硬盤空(kong)間(jian)，人力(li)資源(yuan)管理系統就可(ke)以存儲更多(duo)的(de)數據；在處理這些大量數據時，不需要等待很長時間(jian)。像傻瓜一樣(yang)的(de)操作界(jie)面會(hui)讓你(ni)更方便地處理數據，并隨意獲取你(ni)想要的(de)數據信息。人力(li)資源(yuan)管理系統將(jiang)給我們的(de)工作帶來質的(de)變化(hua)。

四、方便訪問查詢的信息庫

如果不使用人事管理系統，所(suo)有人事數(shu)(shu)(shu)據(ju)的(de)提取(qu)(qu)將依賴(lai)于人力，而人力通(tong)常掌握(wo)在(zai)企(qi)業(ye)的(de)某(mou)(mou)個(ge)(ge)(ge)(ge)員工(gong)(gong)手(shou)中。如果(guo)領導想查閱某(mou)(mou)個(ge)(ge)(ge)(ge)數(shu)(shu)(shu)據(ju)，他需要(yao)(yao)先找到一(yi)個(ge)(ge)(ge)(ge)負責該數(shu)(shu)(shu)據(ju)統計的(de)員工(gong)(gong)。然后，主管(guan)員工(gong)(gong)將在(zai)電腦中搜索(suo)各(ge)種(zhong)數(shu)(shu)(shu)據(ju)，最后將其匯總成一(yi)份報(bao)告，然后發送給(gei)領導。在(zai)這(zhe)個(ge)(ge)(ge)(ge)耗時(shi)的(de)過(guo)程中，最重要(yao)(yao)的(de)不是(shi)(shi)數(shu)(shu)(shu)據(ju)不及時(shi)。最致(zhi)命(ming)的(de)是(shi)(shi)，人工(gong)(gong)獲取(qu)(qu)的(de)數(shu)(shu)(shu)據(ju)在(zai)與(yu)考勤數(shu)(shu)(shu)據(ju)、工(gong)(gong)資數(shu)(shu)(shu)據(ju)等人為因(yin)素混合后可(ke)(ke)能會被修改。對于領導者來說，這(zhe)可(ke)(ke)能是(shi)(shi)為某(mou)(mou)個(ge)(ge)(ge)(ge)員工(gong)(gong)花(hua)更(geng)多錢的(de)問題。然而，如果(guo)越來越多的(de)員工(gong)(gong)知(zhi)道這(zhe)種(zhong)黑箱(xiang)操(cao)(cao)作，員工(gong)(gong)會對企(qi)業(ye)產(chan)生(sheng)什么(me)樣的(de)負面(mian)想法？有沒有人愿意(yi)在(zai)一(yi)個(ge)(ge)(ge)(ge)不能保證(zheng)(zheng)公平的(de)企(qi)業(ye)里呆很(hen)長時(shi)間？人事管(guan)理(li)(li)系(xi)統提供的(de)數(shu)(shu)(shu)據(ju)是(shi)(shi)第一(yi)手(shou)的(de)，未經修改。修改后，管(guan)理(li)(li)員可(ke)(ke)以(yi)通(tong)過(guo)操(cao)(cao)作日(ri)志找到它。因(yin)此，人事管(guan)理(li)(li)系(xi)統可(ke)(ke)以(yi)保證(zheng)(zheng)人事數(shu)(shu)(shu)據(ju)的(de)全面(mian)、準確和未經過(guo)濾，是(shi)(shi)企(qi)業(ye)主和員工(gong)(gong)可(ke)(ke)以(yi)完全信(xin)任的(de)數(shu)(shu)(shu)據(ju)。

五、人力資源管理系統功能強大，提供更加個性化的操作

1.通過以上的(de)(de)了解，Excel確實有(you)很(hen)好的(de)(de)表現，可以幫助我們提高工作效率。然而，當企(qi)業(ye)面臨大量的(de)(de)內部(bu)數據(ju)處理、歷史(shi)數據(ju)查(cha)詢、歷史(shi)數據(ju)比較等問(wen)題(ti)時，Excel的(de)(de)功能將(jiang)受到(dao)嚴重的(de)(de)限制，這既不(bu)能很(hen)好地(di)滿(man)足我們的(de)(de)需求，也(ye)不(bu)能保證我們的(de)(de)數據(ju)安全(quan)，這將(jiang)是企(qi)業(ye)長期管理的(de)(de)一大隱(yin)患。

2.我(wo)們的(de)人(ren)力資源管(guan)理系統不僅很(hen)好地解決(jue)了Excel的(de)問題，而且通過長期(qi)被許多客戶應用，不斷完(wan)善我(wo)們的(de)人(ren)力資源管(guan)理系統。現在可(ke)以與(yu)Excel完(wan)美結(jie)合，充分利用Excel的(de)優勢，將二者的(de)優勢結(jie)合起來，提高我(wo)們的(de)工(gong)作(zuo)效(xiao)率(lv)，保證數據的(de)安全性和完(wan)整性；

3.在人(ren)力資源(yuan)管(guan)理系統中，我們還(huan)提供歷(li)史(shi)數據(ju)的(de)(de)分析功能，比較企(qi)業過去留下的(de)(de)歷(li)史(shi)數據(ju)，了解企(qi)業的(de)(de)運作(zuo)情況(kuang)，實時控制企(qi)業的(de)(de)內部情況(kuang)，為企(qi)業管(guan)理層(ceng)的(de)(de)決策(ce)層(ceng)提供良好的(de)(de)依據(ju)。

4.根據我們(men)實(shi)施的(de)這些(xie)企業(ye)案例，人力(li)(li)資(zi)源管(guan)理(li)系統是為人力(li)(li)資(zi)源涉及的(de)各個(ge)方(fang)面開(kai)發(fa)的(de)軟(ruan)件(jian)，而Excel是一個(ge)通用(yong)的(de)小(xiao)型軟(ruan)件(jian)。然(ran)而，在(zai)(zai)人力(li)(li)資(zi)源管(guan)理(li)方(fang)面，我們(men)需要更(geng)多(duo)的(de)個(ge)性化(hua)設置，所以(yi)人力(li)(li)資(zi)源管(guan)理(li)系統將是我們(men)在(zai)(zai)人力(li)(li)資(zi)源管(guan)理(li)方(fang)面的(de)最佳選擇。

六、有利于企業擇優選拔人才

當(dang)只(zhi)有(you)excel管理人力資(zi)源(yuan)信(xin)息(xi)時，如果(guo)領導者(zhe)想根據(ju)員工的(de)(de)(de)技能(neng)或優(you)勢來(lai)選擇人才，那么領導者(zhe)必須將(jiang)員工的(de)(de)(de)人事檔案翻一(yi)番，并且只(zhi)能(neng)憑記憶記住某個(ge)人有(you)什(shen)么優(you)勢來(lai)滿(man)足他們(men)的(de)(de)(de)選擇需(xu)求，這是(shi)不夠客觀和(he)全面的(de)(de)(de)。人事管理系統(tong)可(ke)以(yi)對員工的(de)(de)(de)數(shu)據(ju)進(jin)行分(fen)類和(he)搜(sou)(sou)索。例如，如果(guo)領導想在企業(ye)中(zhong)找到一(yi)個(ge)英語口語優(you)秀(xiu)的(de)(de)(de)人才，他可(ke)以(yi)通過在人事管理系統(tong)的(de)(de)(de)人事信(xin)息(xi)數(shu)據(ju)庫中(zhong)搜(sou)(sou)索條件(jian)(jian)來(lai)快速定位所需(xu)的(de)(de)(de)人才。如果(guo)有(you)更多的(de)(de)(de)匹配人員，他可(ke)以(yi)繼續根據(ju)設置的(de)(de)(de)條件(jian)(jian)進(jin)行篩選，直到選出(chu)最合適的(de)(de)(de)人才。

使用(yong)專業(ye)(ye)(ye)的(de)人(ren)力(li)資源管理(li)系統不僅可以提高(gao)員(yuan)工的(de)工作效率，而且企(qi)業(ye)(ye)(ye)決策者必須看到的(de)是，實施(shi)人(ren)事管理(li)軟件后，整合、準(zhun)確、全面的(de)信(xin)息不僅可以使企(qi)業(ye)(ye)(ye)主對企(qi)業(ye)(ye)(ye)的(de)人(ren)力(li)資源有一個準(zhun)確、全面的(de)了(le)解(jie)，而且可以成為(wei)企(qi)業(ye)(ye)(ye)領導進行人(ren)力(li)決策的(de)最有價值的(de)參考，這是excel無法為(wei)企(qi)業(ye)(ye)(ye)做到的(de)！