如今很多企業逐漸意識到企業人力資源管理的重要性，開始著手應用人力資源管理系統來解決企業人力資源管理問題。同樣，Excel作為電子表格數據記錄的最佳工具也被很多小企業用于企業人事管理，也能夠滿足平時的員工信息記錄、績效數據、工資管理等需求。但是在企業實際做人力資源管理的過程中，絕大多數企業選擇使用人力資源管理系統而不采用Excel軟件來進行人事管理，除了因為人力資源管理系統在專業(ye)性上(shang)遠超(chao)Excel外，在功能(neng)和便捷性上(shang)也符合企業(ye)HR的(de)需求。

那么為什(shen)么EXCEL不能(neng)取代專業的人力資源(yuan)管理系統呢？我們分析了Excel電(dian)子表格和人力資源(yuan)管理系統的以下本質(zhi)區別和一(yi)些優缺點。

一、數據存儲和安全

1.人力資源系統比Excel更適(shi)合(he)數(shu)據(ju)存儲，便于企業(ye)內部的(de)長期數(shu)據(ju)管(guan)理，從而(er)根據(ju)后期的(de)歷史數(shu)據(ju)分析企業(ye)內部情況，為領(ling)導決策(ce)提(ti)供有力的(de)依據(ju)。

2.人力資源系統的(de)安全性遠遠高于電子表格。人力資源(yuan)管理系統具有(you)專(zhuan)業(ye)的(de)數(shu)據管理和備份機制，可有(you)效防止Excel易受病毒攻擊，造成(cheng)(cheng)Excel文件損壞，或因(yin)操作(zuo)人員誤操作(zuo)造成(cheng)(cheng)數(shu)據丟失。

3.人力資源系統也可(ke)以通過(guo)權(quan)限管理來控(kong)制數(shu)據，這樣只有相應(ying)的人(ren)員才能看到相應(ying)的信(xin)息，太多的企業秘密(mi)不(bu)會暴露(lu)給太多的人(ren)員。但是，人(ren)力(li)資源管理系統(tong)并(bing)不(bu)是簡單(dan)的依(yi)靠密(mi)碼來保護我們的數(shu)據安全，而是記錄每個(ge)操作過(guo)系統(tong)的人(ren)的信(xin)息，并(bing)保存相關操作，以便發(fa)現異常情(qing)況后進行恢復工作。

二、數據信息集成便于獲取

就具體應(ying)用而言，用Excel分析小(xiao)批量(liang)數據(ju)非常困難。內置功能幾乎可(ke)以(yi)滿(man)足(zu)現實中90%以(yi)上的(de)數據(ju)分析需求。此(ci)外，它的(de)數據(ju)報(bao)告功能是(shi)靈活的(de)，它是(shi)足(zu)夠簡(jian)單的(de)。即使從數據(ju)的(de)角度(du)來看，也可(ke)以(yi)很容易地為(wei)中學生總結出一份小(xiao)報(bao)告。這(zhe)是(shi)電子表格的(de)最(zui)大(da)優勢。

但(dan)是，如果(guo)(guo)在企業(ye)中使(shi)用Excel進行長(chang)期的(de)數(shu)據存儲和(he)海量數(shu)據分析，將(jiang)會(hui)給(gei)企業(ye)帶來災難性(xing)的(de)后果(guo)(guo)，因為Excel只能作為桌面(mian)數(shu)據庫使(shi)用，任何查(cha)詢都會(hui)導(dao)致所有數(shu)據的(de)重新計(ji)算，這不僅會(hui)使(shi)計(ji)算機疲憊(bei)不堪，還會(hui)占(zhan)用大量的(de)CPU，并對內存造成沉重的(de)負(fu)擔。

此外，員工的個人信息涉及到很多方面，包括學歷、出生日期、工資、考勤數據、五險一金信息、合同簽訂信息等。它可能存儲在多個文檔中，可能是excel、word，甚至只是出現在員工注冊的紙質表單上。一般來說，定期組織人事信息并不容易，更不用說更新了，因為它太多了。這樣，就不能保證人員信息的準確性。想象一下，如果領導需要一份人事報告，該報告中的數據涉及多個文檔的內容，這是一項復雜且勞動密集型的工作。如果企業使用人力資源管理系統，人事報告的生成或導出是幾分鐘的事情，甚至是一個關鍵。因此，人事管理系統是一個智能化和集成化的信息源。企業越重視人力資源管理，就越能認識到人事管理系統作為信息來源的(de)優勢，這對企(qi)業的(de)人力(li)決策有很大的(de)幫助。它能把企(qi)業的(de)發展帶(dai)到(dao)一個(ge)新(xin)的(de)水平。

三、數據處理量和數據存儲容量

1.我們使用的電子(zi)表格(ge)(ge)可以很好地處理一些數(shu)據量很小的文件，但(dan)是當數(shu)據量達到(dao)10，000時(shi)，電子(zi)表格(ge)(ge)的處理速度和效率會慢慢感到(dao)非常(chang)困難，這也(ye)是對計算機性能的一大考驗。如果我們在Excel中應(ying)用大量的公(gong)式和宏(hong)，速度和穩定性會大大降低(di)；

2.對于一(yi)些長(chang)期使(shi)用(yong)電子表格(ge)(ge)的企業(ye)來說，由(you)于數(shu)據長(chang)期存放在(zai)不同的電子表格(ge)(ge)文(wen)件中，往往需要使(shi)用(yong)表格(ge)(ge)關聯等功能來獲取所需的統計數(shu)據，這也是對計算機(ji)性能和操作人員技術水平的測試；

3.因為單個(ge)的(de)(de)Excel不(bu)(bu)能(neng)存(cun)儲太(tai)多(duo)的(de)(de)數據(ju)，否(fou)則(ze)很容易導(dao)致(zhi)文(wen)(wen)件(jian)崩(beng)潰或(huo)者打開速(su)度慢，所以(yi)(yi)我們(men)只能(neng)將(jiang)這些(xie)數據(ju)存(cun)儲在(zai)不(bu)(bu)同(tong)的(de)(de)文(wen)(wen)件(jian)中(zhong)。但是，如果我們(men)很久(jiu)以(yi)(yi)前突然想查詢，當我們(men)想再次搜索這個(ge)文(wen)(wen)件(jian)的(de)(de)時(shi)候，我們(men)不(bu)(bu)可避(bi)免的(de)(de)會在(zai)上面花費大量的(de)(de)時(shi)間，并且(qie)存(cun)在(zai)嚴重的(de)(de)安全隱患，這將(jiang)會影響到企業(ye)的(de)(de)工(gong)作和收入。

4.使(shi)用人(ren)力(li)(li)資(zi)(zi)源管(guan)(guan)理(li)(li)(li)系統后(hou)，可以處(chu)(chu)理(li)(li)(li)的數據量將(jiang)大(da)大(da)提高。只要(yao)有足夠的硬(ying)盤空間，人(ren)力(li)(li)資(zi)(zi)源管(guan)(guan)理(li)(li)(li)系統就可以存儲更多的數據；在處(chu)(chu)理(li)(li)(li)這些大(da)量數據時(shi)，不需要(yao)等(deng)待很長(chang)時(shi)間。像傻瓜一樣的操作界(jie)面(mian)會(hui)讓(rang)你(ni)更方便地處(chu)(chu)理(li)(li)(li)數據，并隨意(yi)獲取你(ni)想要(yao)的數據信息(xi)。人(ren)力(li)(li)資(zi)(zi)源管(guan)(guan)理(li)(li)(li)系統將(jiang)給我們的工作帶來質的變化。

四、方便訪問查詢的信息庫

如果不使用人事管理系統，所(suo)有人事數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)提取將(jiang)依賴于(yu)人力(li)(li)，而人力(li)(li)通(tong)常掌握在企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)某(mou)個(ge)(ge)員(yuan)工(gong)(gong)手(shou)中(zhong)。如果領導想查閱(yue)某(mou)個(ge)(ge)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)，他需要先找到(dao)一個(ge)(ge)負責該數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)統(tong)計的(de)(de)(de)(de)(de)員(yuan)工(gong)(gong)。然后(hou)(hou)，主(zhu)管員(yuan)工(gong)(gong)將(jiang)在電腦中(zhong)搜索各種數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)，最后(hou)(hou)將(jiang)其匯總成一份報告，然后(hou)(hou)發送(song)給領導。在這(zhe)個(ge)(ge)耗時(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)過(guo)程中(zhong)，最重要的(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)是(shi)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)不(bu)及時(shi)。最致命(ming)的(de)(de)(de)(de)(de)是(shi)，人工(gong)(gong)獲(huo)取的(de)(de)(de)(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)在與考勤數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)、工(gong)(gong)資(zi)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)等人為因素混合(he)后(hou)(hou)可能(neng)會被修(xiu)改。對于(yu)領導者來(lai)說(shuo)，這(zhe)可能(neng)是(shi)為某(mou)個(ge)(ge)員(yuan)工(gong)(gong)花更多錢(qian)的(de)(de)(de)(de)(de)問題。然而，如果越來(lai)越多的(de)(de)(de)(de)(de)員(yuan)工(gong)(gong)知道這(zhe)種黑箱操作(zuo)，員(yuan)工(gong)(gong)會對企(qi)業(ye)產生什么樣的(de)(de)(de)(de)(de)負面想法(fa)？有沒有人愿(yuan)意在一個(ge)(ge)不(bu)能(neng)保(bao)證公平的(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)業(ye)里呆很長時(shi)間？人事管理(li)(li)系(xi)(xi)統(tong)提供的(de)(de)(de)(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)是(shi)第一手(shou)的(de)(de)(de)(de)(de)，未(wei)經修(xiu)改。修(xiu)改后(hou)(hou)，管理(li)(li)員(yuan)可以(yi)通(tong)過(guo)操作(zuo)日志(zhi)找到(dao)它。因此，人事管理(li)(li)系(xi)(xi)統(tong)可以(yi)保(bao)證人事數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)全(quan)面、準確(que)和未(wei)經過(guo)濾，是(shi)企(qi)業(ye)主(zhu)和員(yuan)工(gong)(gong)可以(yi)完全(quan)信任的(de)(de)(de)(de)(de)數(shu)(shu)據(ju)(ju)(ju)。

五、人力資源管理系統功能強大，提供更加個性化的操作

1.通過以上的(de)了解，Excel確實有很好的(de)表現，可以幫助我們(men)提高工作效率。然而(er)，當企(qi)業面(mian)臨大量的(de)內部(bu)數據處理、歷(li)史(shi)數據查詢、歷(li)史(shi)數據比較(jiao)等問(wen)題時(shi)，Excel的(de)功能(neng)將(jiang)受到嚴重的(de)限制(zhi)，這(zhe)既(ji)不能(neng)很好地滿足我們(men)的(de)需求，也不能(neng)保證我們(men)的(de)數據安全，這(zhe)將(jiang)是企(qi)業長期管理的(de)一大隱患。

2.我(wo)(wo)們的(de)(de)人力(li)資源管理系統(tong)(tong)不僅很(hen)好地(di)解決了Excel的(de)(de)問題，而(er)且通過長期被(bei)許(xu)多客戶應用，不斷(duan)完善(shan)我(wo)(wo)們的(de)(de)人力(li)資源管理系統(tong)(tong)。現在可(ke)以與Excel完美結(jie)合(he)，充(chong)分利用Excel的(de)(de)優(you)勢，將二者(zhe)的(de)(de)優(you)勢結(jie)合(he)起來，提高我(wo)(wo)們的(de)(de)工作(zuo)效率，保證數據的(de)(de)安全(quan)性(xing)和完整(zheng)性(xing)；

3.在人力資(zi)源(yuan)管理系統中，我們(men)還提供(gong)歷史數據的(de)分析(xi)功能，比較企業(ye)過(guo)去留(liu)下的(de)歷史數據，了解企業(ye)的(de)運作情況(kuang)，實時控(kong)制企業(ye)的(de)內部情況(kuang)，為企業(ye)管理層的(de)決策(ce)層提供(gong)良好的(de)依據。

4.根(gen)據我(wo)們(men)實施的(de)這(zhe)些企業案例，人(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)系統是為人(ren)力資(zi)源(yuan)涉及的(de)各個方面(mian)開發的(de)軟件，而Excel是一個通用的(de)小(xiao)型軟件。然而，在人(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)方面(mian)，我(wo)們(men)需要更多的(de)個性(xing)化設(she)置，所以(yi)人(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)系統將是我(wo)們(men)在人(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)方面(mian)的(de)最佳選擇。

六、有利于企業擇優選拔人才

當(dang)只有(you)(you)excel管理人(ren)(ren)(ren)力(li)資源信息(xi)時，如果(guo)領導(dao)者想根據(ju)員工的(de)(de)技能(neng)或(huo)優勢來選(xuan)擇人(ren)(ren)(ren)才(cai)，那么(me)領導(dao)者必須將員工的(de)(de)人(ren)(ren)(ren)事(shi)檔案翻一番(fan)，并且只能(neng)憑記(ji)憶記(ji)住(zhu)某個人(ren)(ren)(ren)有(you)(you)什么(me)優勢來滿足他們的(de)(de)選(xuan)擇需求，這(zhe)是不夠客(ke)觀和(he)全面的(de)(de)。人(ren)(ren)(ren)事(shi)管理系(xi)統可(ke)以對員工的(de)(de)數據(ju)進行分類和(he)搜索。例如，如果(guo)領導(dao)想在企業中(zhong)找到(dao)一個英語(yu)口(kou)語(yu)優秀(xiu)的(de)(de)人(ren)(ren)(ren)才(cai)，他可(ke)以通(tong)過在人(ren)(ren)(ren)事(shi)管理系(xi)統的(de)(de)人(ren)(ren)(ren)事(shi)信息(xi)數據(ju)庫中(zhong)搜索條件(jian)來快(kuai)速定位所需的(de)(de)人(ren)(ren)(ren)才(cai)。如果(guo)有(you)(you)更多的(de)(de)匹(pi)配人(ren)(ren)(ren)員，他可(ke)以繼續根據(ju)設置的(de)(de)條件(jian)進行篩選(xuan)，直到(dao)選(xuan)出最合適的(de)(de)人(ren)(ren)(ren)才(cai)。

使用(yong)專業(ye)(ye)的人(ren)(ren)力(li)資(zi)源(yuan)管(guan)(guan)理系統不僅可(ke)以(yi)提高(gao)員工(gong)的工(gong)作效率，而(er)(er)且(qie)企(qi)(qi)業(ye)(ye)決策者(zhe)必須看到的是，實施(shi)人(ren)(ren)事管(guan)(guan)理軟件后，整合、準(zhun)確、全面的信息不僅可(ke)以(yi)使企(qi)(qi)業(ye)(ye)主對(dui)企(qi)(qi)業(ye)(ye)的人(ren)(ren)力(li)資(zi)源(yuan)有(you)一(yi)個(ge)準(zhun)確、全面的了解，而(er)(er)且(qie)可(ke)以(yi)成為企(qi)(qi)業(ye)(ye)領導進行人(ren)(ren)力(li)決策的最有(you)價(jia)值的參(can)考，這是excel無法(fa)為企(qi)(qi)業(ye)(ye)做(zuo)到的！